Naast trainingen ondersteunen wij onze klanten ook bij de implementatie van RPA. Hieronder kan je stapsgewijs lezen hoe wij dit aanpakken.
Stap 1: Keuze van het proces
Voor een goede start met het implementeren van RPA moet eerst helder worden wat er geautomatiseerd gaat worden. Welke processen lenen zich voor RPA? En welke beoogde resultaten dragen deze bij aan het realiseren van de gewenste doelstelling van een gerobotiseerd proces.
Stap 2: Datacollectie en scope bepaling
Maak de reikwijdte van het project niet te groot. Focus liever op een klein proces met succes, dan een groot proces waarin resultaten achterblijven. Zorg er daarom voor dat je voldoende aandacht besteed aan de prioritering van het juiste proces. Het alom bekende 80-20 principe gaat ook voor je processelectie op. Belangrijke toevoeging is om alle betrokken partijen (IT, proceseigenaren, management) in een vroeg stadium te betrekken en heldere afspraken te maken. Dit is ook de fase waarin meetbaar wordt gemaakt wat het resultaat van de robot (voor dat proces) gaat opleveren.
Stap 3: Procesbeschrijving (detail)
Om een robot te configureren moeten alle detail activiteiten van een proces worden opgevoerd. Een robot is zo capabel als we hem maken. Dus; het missen van activiteiten bij de configuratie van de robot is het missen van activiteiten in de uitvoering. Om dit te voorkomen kunnen processen in kaart worden gebracht met behulp van Process Mining. Process Mining is een techniek om het verloop van processen in kaart te brengen op basis van systeemdata met behulp van een daarvoor ontwikkeld programma.
Stap 4: Robotic Process Redesign
De robot zal in het geval van een slecht lopend proces het werk vooral sneller laten lopen, niet per se beter. In één stroomlijn: om die reden is het van belang om bij aanvang van RPA proces de knelpunten, afwijkingen en verspillingen weg te nemen. Ook hier kan de toepassing van Process Mining bij helpen.
Stap 5: Configureren Robot
Met de input van stap 4 is de robot relatief eenvoudig te configureren met de RPA software. Er zijn verschillende leveranciers van RPA software op de markt, die hun software vanuit verschillende invalshoeken ontwikkelen. Voor advies over welke leverancier passend is voor de gewenste RPA doelen en de organisatie kunt u bij een ervaringsdeskundige terecht.
Stap 6: Testen van de robot(s)
Afsluitend aan het configureren van de robot, wordt deze getest voordat deze wordt geïnstalleerd in zijn/ haar functie.
Stap 7: Implementatie van de robot
Na het testen kan worden overgegaan tot een pilot waarin de robot (hetzij geïsoleerde) procesactiviteiten uitvoert. Deze pilot is binnen vier tot zes weken te realiseren. Het is ook mogelijk om in een termijn van twee weken een test-robot te configureren voor een klein aantal werkzaamheden. De daadwerkelijke duur van de implementatie hangt vooral af van de complexiteit van de processen, de beschikbaarheid van data en de hoeveelheid uitzonderingen/ afwijkingen die het proces toelaat.
Stap 8: Continu verbeteren
Na implementatie zal de robot een groot deel van de rules-based activiteiten over hebben genomen. Toch zit het werk er niet op… De huidige robots zijn (nog) niet in staat om hun takenpakket aan te passen aan een veranderende omgeving. Na implementatie is het dus zaak om kortcyclisch te monitoren of de robot naar behoren functioneert. De robot dient te worden aangestuurd op zijn/ haar activiteiten en waar nodig worden aangepast op basis van wachtwoorden en updates van de onderliggende applicaties.
