Afgelopen dinsdag 15 mei hebben wij ons eerste RPA event in Utrecht georganiseerd. Tijdens deze ochtend introduceerden wij RPA aan een klein groepje van onze bestaande klanten. Samen met onze partner EsperantoXL en gastsprekers hebben wij er een zeer leerzame en leuke ochtend van gemaakt. Hier een recap van deze dag voor de mensen die er niet bij waren én voor de mensen die wel aanwezig waren (want jullie willen natuurlijk weten hoe jullie op de foto’s staan).

 

De Marshmallow Challenge

De dag werd afgetrapt door onze eigen Jelle Marius. Hij begon meteen met onze kernboodschap: hoe kan RPA Lean ondersteunen? Simpel gezegd is dat gewoon door de verhoogde kwaliteit en snelheid die met behulp van RPA behaald wordt. Door het wegnemen van repetitieve handelingen houden werknemers namelijk nog meer tijd over voor het creëren van een hogere klantwaarde.

 

Om iedereen meteen een beetje wakker te schudden op de vroege ochtend begonnen we met de Marshmallow Challenge: met spaghetti, tape, touw en één marshmallow een zo hoog mogelijke toren bouwen, die uiteraard wel moest blijven staan (al bleek dat ‘uiteraard’ makkelijker gezegd dan gedaan). Er ontstonden veel creatieve creaties, de één toch wat steviger dan de ander.

 

RPA event

 

Kees van Mansom

Na de Marshmallow Challenge werd het tijd om op serieuzere zaken over te gaan. Het stokje werd hiervoor doorgegeven aan Kees van Mansom. Kees is de Automation Engineering lead voor Accenture Nederland. Hij adviseert en begeleidt hier klanten bij het optimaliseren van de customer journey, het verkorten van response en verwerkingstijden, het terugdringen van menselijke fouten en het besparen op de kosten van hun processen: RPA dus.

 

‘‘Ik voelde me net een robot’’, begon hij mee. Dit ging over het bijbaantje die hij had toen hij 23 was waarbij hij de hele dag dingen moest overtypen. Tja, saai. Meer kun je er niet van maken. Voor hem was het dan ook meteen duidelijk dat dit niet iets was wat hij zijn hele leven wilde doen. Maar helaas is dat voor veel mensen nog wel het geval. Of in ieder geval nog in te hoge mate. Dit soort repetitieve handelingen kunnen onderhand goed geautomatiseerd worden, maar dit gebeurt nog te weinig. Hij vertelde hier meer over.

 

Hij besprak wat RPA nou eigenlijk is, waarom het relevant is, processen waarvoor RPA geschikt is (of welke juist minder geschikt zijn) en hoe Artifical Intelligence RPA kan ondersteunen en aanvullen. Hij benadrukte dat het ontzettend belangrijk is om werknemers te blijven zien als de value van je organisatie. Het moet dan ook een doel blijven om hen te motiveren en om hen on board te krijgen. Zodra dit is gelukt zijn er eigenlijk bijna geen redenen meer om niet aan RPA te beginnen. Elke organisatie heeft wel processen waarvoor het geschikt is. Daarnaast besprak hij de volgende punten:

 

  • Het is belangrijk om RPA vanuit de organisatie zelf te implementeren, aangezien werknemers uiteraard de meeste kennis hebben over de processen.
  • Samenwerking met de IT-afdeling is ook van belang. Voor deze afdeling moet het duidelijk worden dat de robots goed kunnen samenwerken met bestaande legacy systemen en dat er dus geen grote veranderingen in de IT-structuur gemaakt hoeven te worden (wat voor hen een zorg kan wegnemen). Zo heeft de robot gewoon een eigen username en wachtwoorden: hij heeft een eigen identiteit op het netwerk (waarbij hij vaak heel origineel Robbie wordt genoemd).
  • Een simpel proces kan al binnen zes weken overgenomen worden. Dit kan bij een extreem complex proces oplopen tot 16 weken, maar ook dit is erg snel.
  • Probeer niet meteen voor ‘The Big Bang’ te gaan. Begin bij één (klein) proces en heb niet meteen te grote plannen. Het werkt eigenlijk nooit als een organisatie meteen 20 robots wilt implementeren. Doe dit jezelf dus ook niet aan!
  • Organisaties die RPA puur en alleen implementeren om kosten te besparen behalen de minste successen. Organisaties die hun werknemers willen behouden en juist mee nemen in het gehele proces behalen een groter succes. Vergeet niet dat de meeste klanten het niet fijn vinden om alles met een robot te regelen. Menselijk contact blijft nodig. En bovendien geef je je werknemers meer tijd om de werkelijke klantwaarde te verhogen.

 

RPA event

 

Colin Otto

Als tweede gastspreker hadden wij Colin Otto gevraagd. Hij werkt namens EsperantoXL voor ING om daar handmatige werkzaamheden te automatiseren. Hij benadrukte hiermee meteen een branche waar RPA al groot in is: de bankenwereld (wat 2 deelnemers uit deze branche konden bevestigen). Daarnaast besprak hij een ander punt: RPA bestaat eigenlijk al heel lang, het heeft alleen nu pas een naam gekregen. Het was voorheen gewoon ‘het automatiseren van processen’.

 

Ook hij benadrukte wat Kees al had verteld: het belang van klein beginnen. ‘‘Act small, think big’’, zei hij. Uiteindelijk is het de bedoeling dat de robot het 80/20 principe aan gaat houden: 80% van het proces wordt door de robot uitgevoerd en voor 20% zijn werknemers nog nodig. In het begin is dit vaak nog iets meer verstoord en daarom is het belangrijk dat je niet al meteen een groot aantal robots implementeert. Je moet in de eerste periode de robot nauw in de gaten houden en alles bijhouden waarin hij eventueel nog niet optimaal presteert. In deze periode moet je werknemers ook klaarstomen voor de nieuwe invulling van hun functie, wat je ook niet voor al te veel werknemers tegelijk wilt hoeven doen. De vragen die jij je als organisatie hierbij moet stellen zijn: ‘Gaan wij de kennis over RPA in huis halen of besteden wij het uit?’, ‘Wie monitort de robot?’ en ‘Wie is er verantwoordelijk voor de robot?’.

 

RPA event

 

Ter afsluiting: ons aandeel

Als onze host sloot Jelle de ochtend af met wat wij als RPA Training nou precies voor je kunnen betekenen. Wij, als Lean experts, bekijken dit hele proces vanuit de mensenkant. Wij erkennen de impact die RPA op je organisatie en voornamelijk op je werknemers zal hebben en willen je hierbij graag helpen. Hoe zorg je ervoor dat je werknemers geen weerstand zullen bieden? Hoe overtuig je ze ervan dat het ook voor hen iets positiefs is? Hoe neem je hun angsten weg? Wij kijken dus niet alleen naar de technische aspecten van RPA, maar juist ook naar de menselijke kant. Want dit zal er altijd blijven. In onze trainingen leer je hoe je je medewerkers bij het hele proces betrekt en hoe je draagvlak creëert. Wij leren je hoe je met behulp van RPA iedereen actief bij laat dragen aan het verhogen van de klant- en bedrijfswaarde.

 

Toen Jelle redelijk aan het begin vroeg of mensen al een proces binnen hun eigen organisatie wisten die geschikt kon zijn voor RPA was iedereen nog een beetje terughoudend, maar toen ik later op bij het toilet stond te wachten hoorde ik toch al enthousiast gefluister onder de deelnemers. Wij kijken dan ook terug op een zeer geslaagd event en hopelijk jij ook!

RPA event

 

RPA event

 

RPA event

 

RPA event