Kostenanalyse is een begrip dat elke organisatie kent en iets wat de meeste ook makkelijk vinden. Kosten worden hiervoor opgedeeld in directe en indirecte kosten. Directe kosten betrekken kosten als loon en materialen en indirecte kosten zijn bijvoorbeeld support kosten. Naast deze twee kosten zijn er echter ook altijd verborgen kosten binnen je organisatie. Denk hierbij aan kosten die worden gemaakt door inefficiënte processen, een slechte klantenservice of het achterblijven op concurrenten. En hoe breng je deze kosten dan in kaart? Het is erg ingewikkeld om deze aan de hand van een opgestelde maatstaaf te bereken, want ze zijn niet voor niets verborgen. Dit neemt het belang hiervan echter niet weg. Hieronder geven wij vier verborgen kosten weer die veroorzaakt worden doordat werknemers zich nog te veel bezighouden met repetitieve werkzaamheden. Vervolgens wordt uitgelegd hoe RPA kan helpen bij het verminderen of zelfs elimineren van deze kosten.

 

Kosten gemaakt door inefficiëntie

Organisaties automatiseren gemiddeld slechts 25-40% van het werk. En dit terwijl werknemers gemiddeld 20% van hun tijd besteden aan repetitieve taken. Veel potentiële werkzaamheden die geautomatiseerd kunnen worden, worden over het hoofd gezien omdat de systemen vaak niet volledig geïntegreerd met elkaar zijn. Veel organisaties vinden het dan ook een uitdaging om een oplossing te vinden die deze systemen gemakkelijk kan integreren en repetitieve werkzaamheden kan automatiseren zonder legacy-systemen of andere bedrijfssystemen te hoeven ontwrichten.

 

Kosten gerelateerd aan ontevreden klanten

Ontevreden klanten kunnen niet alleen weggaan, zij kunnen ook zorgen voor minder nieuwe klanten. Om dit te voorkomen moet je er o.a. voor zorgen dat je de klant snel helpt. Het is dan ook niet meer efficiënt om bij een aanvraag voor een nieuwe klant zijn of haar documenten en informatie handmatig te verwerken of om bij een klantenservice alle data handmatig te moeten ophalen, te integreren en te moeten analyseren. Het handmatig uitvoeren van zulk soort taken zorgt voor langere wachttijden, wat voor een lagere klanttevredenheid zorgt. Dit kan voldoende zijn voor een klant om over te stappen naar één van je concurrenten.

 

Vooral in de bankenwereld is dit probleem in grote mate terug te zien. 60% van de banken geeft aan dat zij klanten verliezen door problemen zoals hierboven beschreven. Veel van de aanvragen moeten nog verwerkt worden door werknemers, wat lang duurt en waar aanvullend ook nog eens (te) vaak fouten bij worden gemaakt.

 

Verborgen kosten

 

Kosten gemaakt door het niet naleven van regels

Organisaties moeten zich aan veel regels houden en als zij deze niet nakomen dan worden hen hoge boetes toegeschreven. Toch gebeurt dit nog te vaak. En dit is eigenlijk ook niet gek, want werknemers zijn natuurlijk ook maar mensen. Zij maken bij 1 of de 100 processen een fout, wat grote gevolgen (en kosten) met zich mee kan brengen.

 

Kosten gerelateerd aan een te hoge levertijd

In de huidige markt, met de enorme hoeveelheid concurrenten, is het van groot belang dat je als organisatie zijnde snel kunt presteren. Met medewerkers die ‘maar’ acht uur per dag werken, die lunchpauze nodig hebben en ook nog op vakantie willen, is het moeilijk om concurrenten bij te houden die hun processen wel (in ieder geval deels) hebben geautomatiseerd. Om bij te blijven is het dan ook essentieel om snel te kunnen handelen en snel producten of diensten te kunnen leveren.

 

En dan nu: de oplossing

RPA kan je bestaande systemen eenvoudig integreren, waardoor je geen grote veranderingen hoeft te maken aan je IT-architectuur. De RPA robot kan repetitieve handelingen overnemen zodat deze verborgen kosten geëlimineerd kunnen worden. Dit zorgt niet alleen voor lagere kosten en een betere positie ten opzichte van je concurrenten, maar het geeft werknemers ook de tijd om zich meer bezig te houden met complexere, meer inhoudelijke werkzaamheden. Dit zorgt er op zijn beurt weer voor dat je organisatie betere resultaten kan behalen. Naast dit maakt de robot geen fouten, kan hij 24/7 werken en voert hij alles veel sneller uit dan dat werknemers dit kunnen.

 

Verborgen kosten

 

Heb jij interesse in RPA? Neem dan contact met ons op of bekijk ons trainingsaanbod eens!

 

Ook interessant:

8 belangrijke punten over RPA

RPA: is het ook geschikt voor kleine organisaties?

RPA consultants: waarom zou je?

 


Source image: rectechsolutions.com, axon.be, t-plan.com