In deze blog geven we je enkele tips voor RPA implementaties. Na het volgen van deze tips ben je beter in staat om RPA efficiënt in te zetten, waardoor je de slagingskans van het project verhoogt.

 

  1. Gebruik belangrijk processen, welke wel gemakkelijk te automatiseren zijn.

Het kiezen van een geschikt proces voor RPA is erg belangrijk. Het moet hierbij om repetitieve handelingen gaan die volgens specifieke regels lopen en waarvoor geen menselijke redenering nodig is. Een volledige lijst van eisen waaraan een proces moet voldoen vind je in onze blog over het kiezen van een geschikt proces.

 

  1. Overtuig de organisatie.

Wanneer RPA als mogelijke oplossing wordt geopperd binnen een organisatie is het van belang om als eerste het management te overtuigen van de inzet hiervan. Het is hierbij nuttig als je al een proces in gedachte hebt dat geschikt is voor automatisering en je goed op de hoogte bent van de voordelen van RPA.

 

Voor het overtuigen van de werknemers maakt het uit of je een proces automatiseert wat normaal door je eigen medewerkers wordt uitgevoerd of een proces die je uitbesteedt aan een ander bedrijf. Als het om een proces gaat dat normaal wordt uitbesteed dan hoeft je team hoogstwaarschijnlijk minder overtuigd te worden. Er worden dan eigenlijk alleen maar kostenbesparingen doorgevoerd, wat weinig invloed op hen heeft. De werknemers die voorheen de uitbesteding regelden, zullen het waarschijnlijk geen probleem vinden om zich nu bezig te houden met het automatiseringsproces.

 

Als het echter gaat om een intern proces dan zal de introductie van RPA iets meer moeite kosten. Je moet ervoor zorgen dat werknemers niet het idee krijgen dat hun werkzaamheden zomaar worden overgenomen door een robot en dat zij hierdoor hun baan zullen verliezen. Om dit te voorkomen is het belangrijk om voor de implementatie van RPA het er goed met je werknemers over te hebben. Het is hierbij van belang dat je hen duidelijk maakt dat zij niet simpelweg worden vervangen door de robots. Juist door het wegnemen van repetitieve, saaie handelingen houden zij meer tijd over voor uitdagende taken en wordt de werkdruk lager.

 

Tips voor RPA

 

  1. Wees voorbereid op onvoorziene kosten.

Zodra RPA goed geïmplementeerd is in je organisatie zal het kosten reduceren, maar aan deze implementatie zijn uiteraard wel nog kosten verbonden. Naast de verwachte kosten zal je ook vaak onverwachte kosten tegenkomen. Dit kunnen bijvoorbeeld extra consultancykosten zijn, maar het zou bijvoorbeeld ook kunnen dat er voor de implementatie tijdelijk extra werknemers moeten worden ingeschakeld. Dit zorgt tijdelijk voor extra salariskosten. Dit soort onverwachte situaties moeten ingecalculeerd worden wanneer het budget voor RPA wordt vastgesteld. Op deze manier loop je niet tegen onverwachtse dingen aan en voorkom je verrassingen omtrent het vastgestelde budget.

 

  1. Stel realistische doelen.

Verwacht niet té veel van RPA. RPA is een tool, niet dé tool. Het inzetten van RPA is niet voor alle problemen binnen je organisatie de oplossing. Voor de meeste problemen zijn werknemers nog steeds nodig. Je kunt dus niet verwachten dat door het gebruik van RPA alle menselijke taken geschrapt kunnen worden.

 

Tips voor RPA

 

  1. Wees gronding in de uitvoering.

Voordat je begint aan de uitvoering is het belangrijk om de geschiktste RPA aanbieder voor jouw organisatie te kiezen. Als je zelf geen medewerkers hebt die de automatisering kunnen doorvoeren dan kun je hiervoor een extern bedrijf inschakelen. Zodra je een geschikte aanbieder hebt gevonden kun je aan de pilot-test beginnen. Het is hierbij van belang dat:

 

  • Het programmeren van de robot gebeurt met behulp van de werknemers die nu het proces leiden. Zodra de robot geprogrammeerd is, is het aan te raden om een werknemer zijn werkzaamheden in de gaten te laten houden. Op deze manier kunnen eventuele fouten op tijd worden ontdekt en ziet de werknemer wanneer de robot tegen iets aanloopt waar hij nog niet voor geprogrammeerd is;
  • De resultaten van de robot worden getest aan de hand van voorgaande data. Op die manier kunnen eventuele fouten eveneens opgespoord worden.

 

Na de pilot-test wordt de robot werkelijk ingezet. Ook hierbij is het van belang dat:

 

  • De werknemers die voorheen het proces leiden bij het proces worden betrokken. Voor hen moeten de nieuwe verantwoordelijkheden en rolverdelingen duidelijk worden vastgesteld;
  • De procesveranderingen worden gecommuniceerd met relevante stakeholders;
  • De resultaten van de robot worden geanalyseerd zodat toekomstige RPA projecten beter en sneller ingevoerd kunnen worden;

 

Dit zijn enkele tips voor RPA implementaties. Maakt dit jou enthousiast over RPA en wil je er meer over leren? Bekijk dan de trainingen die wij aanbieden!

 

Ook interessant:

Voordelen van RPA

8 stappen voor beginnelingen

Waarom is RPA juist nu relevant?

 


Source image:  bigjewelers.com, hongkiat.com, startinvestingmoney.com