RPA is nog redelijk nieuw en het is misschien nog niet helemaal duidelijk hoe je dit in je bedrijf kunt toepassen. Geen paniek! We geven hier een duidelijk stappenplan wat je kunt toepassen om processen te kiezen en zo het hele RPA proces goed kunt doorlopen. Dit stappenplan laat duidelijk zien welke stappen voor RPA implementaties nodig zijn en kan je zo goed op weg helpen.

 

Stap 1: Welk proces moet je kiezen?

Voordat je begint met het toepassen van RPA in je organisatie moet je eerst duidelijk stellen welke processen binnen jouw bedrijf te automatiseren zijn. Maak hiervoor een overzicht van alle processen die repetitief en eenvoudig zijn en zich dus lenen voor RPA. Kijk vervolgens of het automatiseren van zo’n proces bijdraagt aan het realiseren van je doelstelling. Zorgt het inderdaad voor betere resultaten en lagere kosten?

 

Stap 2: Datacollectie en omvang project bepalen

Het is bij het project erg van belang om niet een te grote reikwijdte te kiezen. Het is handiger om je eerst op een klein project te focussen waarvan je weet dat die al succesvol loopt dan op een project waarin resultaten juist tegenvallen. Daarnaast moet je al in een vroeg stadium een projectteam samenstellen. Dit team moet bestaan uit mensen van het management, proceseigenaren en IT-medewerkers. Het is belangrijk dat de groep zich betrokken voelt bij het proces en dat het team bestaat uit mensen uit de volle breedte van de organisatie. Maak dan ook meteen duidelijke afspraken onderling, zodat het proces zo soepel mogelijk verloopt. In deze fase wordt ook meetbaar gemaakt wat het resultaat van de robot je gaat opleveren.

 

Stap 3: Gedetailleerde beschrijving van het proces

Het is bij het configureren van de robot erg belangrijk dat dit juist gebeurt. Als er tijdens de configuratie activiteiten worden gemist dan zal de robot deze simpelweg ook niet uitvoeren. Hij doet puur en alleen wat hij kent en kan dus zelf geen fouten ontdekken. Om te zorgen dat dit niet gebeurt, moeten de processen duidelijk in kaart worden gebracht. Dit kan o.a. gedaan worden door het gebruik van Process Mining. Dit is een techniek om eenvoudig en snel een duidelijk overzicht te verkrijgen van het verloop van processen aan de hand van de logboeken  van dit proces.

 

Stap 4: Robotic Process Redesign

Zoals hierboven al is gezegd moet de configuratie van de robot goed gebeuren. Het proces zal misschien wel sneller gaan, maar als hij fout geconfigureerd is dan zal hij niet ook beter presteren. Een reden voor het slecht presteren van de robot kan zijn dat het proces überhaupt niet goed werkt. Het is daarom van belang om bij aanvang van het gebruik van RPA het proces te verbeteren door knelpunten, afwijkingen en verspillingen op te sporen en te verwijderen. Ook hierbij kan Process Mining van pas komen.

 

Stap 5: Configureren van de robot

Het is te begrijpen dat jij als bedrijf zijnde geen idee hebt welke leverancier van RPA software het beste bij jouw bedrijf en project past. De verschillende leveranciers ontwikkelen hun software vanuit verschillende invalshoeken en kunnen dus op belangrijke vlakken verschillen. Het is dan ook raadzaam om in deze fase advies te vragen aan ervaringsdeskundigen die beter advies kunnen geven over welke leverancier passend voor de organisatie is. Nadat de juiste software is gekozen kan de robot eenvoudig worden geconfigureerd met de RPA software. Hier komt de input van stap 4 goed van pas.

 

Stap 6: Testen

Voordat de robot echt wordt geïnstalleerd is het noodzakelijk om deze eerste te testen. Op deze manier kunnen nog eventuele fouten op tijd ontdekt en verholpen worden.

 

Stap 7: Pilot test

Als blijkt dat er geen fouten uit de test zijn gekomen kan er worden begonnen aan een pilot test. Hierin zal de robot de procesactiviteiten al werkelijk uitvoeren. De duur van deze pilot is afhankelijk van de complexiteit van de processen, de beschikbaarheid van data en de hoeveelheid afwijkingen die het proces toelaat. Voor deze pilot zijn vier tot zes weken nodig. Het is wel mogelijk om voor een aantal kleine werkzaamheden een pilot alvast in twee weken uit te voeren.

 

Stap 8: Continu verbeteren

Nadat RPA het werk echt heeft overgenomen en activiteiten zelf uitvoert, is het proces helaas nog niet klaar. Het blijft een robot en is dus niet in staat om zelf in te spelen op een veranderende omgeving. Het is dus van belang om te blijven monitoren of de robot nog steeds goed functioneert. Als er bijvoorbeeld nieuwe updates, nieuwe wachtwoorden of nieuwe taken zijn dan moet dit in zijn configuratie worden aangepast. Op deze manier kan de robot optimaal blijven functioneren.

 

Zijn de stappen voor RPA nog onduidelijk of loop je tegen andere blokkades aan? Volg dan een van onze trainingen. Voor meer informatie over onze trainingen kun je altijd telefonisch contact met ons opnemen!

 

Ook interessant:

Wat is RPA?

6 redenen voor RPA