Het meten van behaalde resultaten is voor eigenlijk elk proces noodzakelijk, dus ook voor RPA implementaties. Hoe weet je anders of het geslaagd is en of de doelen zijn behaald? Deze vragen kunnen beantwoord worden door een RPA post-implementatie analyse uit te voeren. RPA is (waarschijnlijk) iets compleet nieuws voor je en het kan helaas ook slecht uitpakken als de robot verkeerd geïmplementeerd is.

 

RPA implementaties zijn niet altijd goedkoop, dus je wilt hier natuurlijk wel iets voor terugkrijgen. Als dit niet het geval is, om welke reden dan ook, wil je hier zo snel mogelijk achter komen. Door een beeld te krijgen van eventuele fouten in de implementatie en door deze vervolgens te verbeteren kan een proces alsnog winstgevend worden. Het kan ook zijn dat er een verkeerd proces is gekozen om te automatiseren, wat eveneens te zien zal zijn in de resultaten. Dit valt helaas niet meer te redden, maar dan weet je alsnog op tijd dat je dit project stop moet zetten om hier niet nog meer tijd en geld aan kwijt te zijn. Ook voor volgende implementaties is het van belang om een goed beeld te hebben van fouten in een proces, zodat deze in de toekomst tegen kunnen worden gegaan.

 

De analyse

Voor zo’n RPA post-implementatie analyse moet het proces al een paar keer uitgevoerd zijn en data hiervan moet aanwezig zijn. Het kan het beste na gemiddeld 7 tot 10 dagen worden uitgevoerd. Maar, als het om een klein proces gaat dan is het verstandig om iets langer te wachten.

 

En wat meet je dan precies bij zo’n RPA post-implementatie analyse?

 

  • Hoe vaak faalt een robot in het uitvoeren van een taak?

Het is van belang om de falen van een robot te analyseren en te onderzoeken waar de oorzaken hiervan liggen, zodat je deze vervolgens kunt verbeteren en zo de robot nauwkeuriger kunt maken. Zoals hierboven al is vermeld kan dit ook zorgen voor betere implementaties in de toekomst.

 

  • Hoelang doet de robot over de taak?

Het meten van de tijd van de uitvoering helpt bij het berekenen van de werkelijke ROI. Er is een verwachte tijd opgesteld, welke wellicht niet overeenkomt met de werkelijke tijd.

 

  • Hoe vaak wordt de robot gecontroleerd en geverifieerd?

Het regelmatig controleren van een robot zorgt voor een hogere nauwkeurigheid in zijn uitvoering en zorgt ervoor dat hij beter zal functioneren (o.a. door eventuele fouten op tijd op te sporen). Daarnaast schept het een hoger vertrouwen in de robot onder werknemers.

 

  • Wat is het verschil tussen de verwachte en de behaalde ROI?

Het succes van een robot wordt vaak gemeten aan de hand van de ROI. Door het verschil tussen de verwachte en behaalde ROI te bereken wordt duidelijk in hoeverre de robot de gestelde doelen heeft behaald en of de implementatie dus wel of geen succes was.

 

Een ander belangrijk aspect om te meten is de impact die de robot heeft op werknemers. Hiermee bedoelen we aan de ene kant dat er aan de werknemers zelf gevraagd moet worden hoe zij de ‘samenwerking’ met de robot ervaren. Als dit nog niet soepel loopt of als werknemers nog niet volledig achter de inzet van RPA staan dan kunnen er bijvoorbeeld meer trainingen gegeven worden aan hen.

 

Daarnaast moet er gekeken worden naar welke medewerkers na de implementatie tijd over hebben en hoe hun functie opnieuw ingevuld kan worden. Het is dus van belang dat managers goed op de hoogte zijn van de impact die RPA heeft op de overige werknemers en hun werkzaamheden. Zij moeten van te voren al bezig zijn met deze nieuwe invulling van functies. Dit zorgt ervoor dat RPA implementaties niet alleen tot ontslag leidt, maar juist tot hogere werktevredenheid en betere resultaten (doordat werknemers zich nu meer in kunnen zetten voor complexe taken en op deze manier meer waarde kunnen toevoegen aan processen).

 

Process Mining

Zodra de analyse uitgevoerd is, kan een organisatie aan de hand van de uitkomsten hiervan kijken of de processen verder geoptimaliseerd moeten worden of dat er fouten verwijderd moeten worden. Als de uitkomsten positief zijn dan kan vervolgens gekeken worden naar verdere implementaties. Zoals wij in onze vorige blog hebben uitgelegd kan Process Mining goed gebruikt worden voor RPA post-implementatie analyses. Process Mining kan gemakkelijk en snel een visueel overzicht geven waarin de behaalde resultaten en eventuele bottlenecks of afwijkingen in één oogopslag te zien zijn.

 

Heb je interesse in RPA? Bekijk dan ons trainingsaanbod eens! Ook kun je natuurlijk ook altijd contact met ons opnemen voor verdere vragen.

 

Ook interessant:

8 stappen voor RPA-beginnelingen

RPA consultants: waarom zou je?

5 tips voor RPA implementaties

 


Source image: xpertisezorg.nl, absoluteadvocaten.nl