RPA-expert

Er zijn verschillende fases die je moet doorlopen om Robotic Process Automation (RPA) op grote schaal te implementeren. Wij zien vaak dat organisaties de implementatie en het opschalen van RPA onderschatten. Vandaar dat wij in deze blog vier fases uitleggen die je moet doorlopen om een werkelijke RPA-expert te kunnen worden. Deze fases laten zien hoe je moet beginnen met je eerste robot, hoe je de software opschaalt en hoe je uiteindelijk kunt excelleren in RPA (en de gewenste RPA-expert kunt worden).

 

Beginnen

In de beginfase van RPA ben je bezig met het zoeken naar geschikte processen. Hoe doe je dit?

  • Beoordeel je huidige processen en workflows: Hier ga je je processen analyseren. Wat zijn de gemiddelde verwerkingskosten van een factuur? Hoelang staat facturen gemiddeld uit? Hoeveel tijd zit er tussen een nieuwe aanvraag en de verwerking hiervan? Een manier om dit te doen is het met behulp van de software van Process Mining. De gevonden resultaten kun je vervolgens vergelijken met industriestandaarden. Zo kun je zien waar jouw processen beter of juist slechter presteren dan die van je concurrenten. Aan de hand hiervan kun je meteen zien waar verbetering nodig hebben. Ook krijg je inzichtelijk wat mogelijke verbetermogelijkheden zijn. Heb je bijvoorbeeld veel onnodige wachttijden? Elimineer deze dan voordat je de robot gaat implementeren. Het is essentieel dat de robot het efficiëntste proces leert. Aangezien de robot niet zelf kan nadenken kan hij ook geen verbeteringen opsporen. Dit werk moet jij dus voor hem doen.

 

  • Identificeer geschikte processen voor RPA: Met de resultaten van de analyses kun je vervolgens ook geschikte processen voor RPA opsporen. Je krijgt namelijk een duidelijk overzicht van de loop van een proces, of hierin uitzonderingen aanwezig zijn en van andere belangrijke criteria voor RPA. Als je een ongeschikt proces laat automatiseren door de robot dan zal dit geen verschil maken (of het maakt het zelfs erger). Neem hier dus tijd voor!

 

  • Stel prioriteiten voor processen met de grootste impact: Voor je eerste RPA implementatie wil je uiteraard een snelle ROI realiseren en hoge resultaten behalen. Vaak moet het succes van RPA nog enigszins bewezen worden en dit gebeurt gegarandeerd als je meteen mooie resultaten kunt tonen. Als je voor de eerste implementatie een belangrijk proces kiest met een grote impact dan zul je deze gewenste en indrukwekkende resultaten ook werkelijk kunnen laten zien. Wel is het aan te raden om eerst te oefenen op een klein en minder belangrijk proces, zodat je de software onder de knie krijgt.

 

  • Stel doelen op: Je moet vooraf duidelijke doelen voor jezelf opstellen met betrekking tot RPA. Hoe snel verwacht je resultaten? Wat voor resultaten verwacht je? Wil je meerdere RPA robots implementeren en zo ja, na hoeveel maanden? Door antwoord op dit soort vragen te geven weet je voor jezelf wat je verwacht en wanneer je dit verwacht. Wees hier wel realistisch in. Je kunt uiteraard niet van de robot verwachten dat hij zichzelf al na twee weken heeft terugverdiend o.i.d.

 

RPA-expert

 

Opschalen

  • Opgestelde doelen analyseren: Als de RPA robot al een paar maanden meedraait, wordt het tijd om te kijken of de opgestelde doelen voor de robot behaald zijn en of de robot naar behoren presteert. Is dit het geval? Mooi! Dan kun je meerdere RPA robots gaan implementeren (als je dit wilt). Zijn je resultaten (nog) niet behaald? Onderzoek dan waardoor dit komt. Is de robot misschien niet goed geïnstalleerd? Is het geautomatiseerde proces wellicht toch niet geschikt? Of heb je de robot niet voldoende tijd gegeven om de opgestelde doelen te behalen?

 

  • Stel een planning op: Ben je er klaar voor om RPA op te schalen? Maak dan een planning voor de processen die je wilt gaan automatiseren. Hiervoor kun je de analyses uit de beginfase gebruiken. Hier heb je namelijk meerdere geschikte processen voor RPA geïdentificeerd, welke je hier kunt gebruiken. Ook kun je nu overgaan op processen die een mindere prioriteit hebben, maar welke alsnog zullen profiteren van de software.

 

RPA-expert

 

Uitbreiden

Hier gaat er hier om dat je RPA naar de rest van de organisatie gaat uitbreiden, dus ook naar andere afdelingen.

  • Analyses: Voor andere afdelingen moeten er weer nieuwe analyses uitgevoerd worden om te weten wat geschikte processen zijn. Ook moet weer gekeken worden welke processen al goed in elkaar zitten en waar er nog verbeteringen doorgevoerd moeten worden.

 

  • Stel een RPA-team aan: Zodra RPA op grote schaal geïmplementeerd gaat worden is het aan te raden om een team aan te stellen dat overzicht houdt op alle implementaties. Zij managen alle RPA projecten, kiezen geschikte processen die nog geautomatiseerd kunnen worden, kunnen personeel opleiden in RPA, communiceren belangrijke informatie naar stakeholders en waarborgen de veiligheid van de software. Zo’n team wordt vaak ook wel een Center of Excellence genoemd. In deze blog kun je daar meer over lezen.

 

RPA-expert

 

Excelleren

Wil jij werkelijk een RPA-expert worden? En wil je beter gebruik maken van de software dan je concurrenten? Dan moet je RPA niet slechts zien als een software die je helpt je processen te optimaliseren. Je moet het ook als een manier zien om te innoveren. Think out of the box. Hoe kan automatisering je organisatie helpen om processen, klantervaringen of producten en services opnieuw uit te vinden? Door op deze manier te denken kun je de software nog beter benutten en werkelijk alles eruit halen wat erin zit. En ja, dan word je echt een RPA-expert!

 

RPA-expert

 

Dus, begin jij net aan RPA? Hou je dan aan deze fases! Het is nooit aan te raden om meteen met meerdere processen te beginnen, maar begin er echt met één. En vergeet de analysefase niet. Want echt, meten is weten! Ook als je al in een verdere fase zit, is het van belang om het stapje voor stapje te doen en het project niet te overhaasten. Alleen dan kun je een echte RPA-expert worden! Wil je hier toch nog wat hulp bij krijgen? Bekijk ons trainingsaanbod dan eens. Of neem contact met ons op voor overige vragen.

 

Ook interessant:

7x hoe je RPA laat slagen

Hoe overtuig jij je medewerkers van RPA?

RPA binnen verzekeringsmaatschappijen: een praktijkvoorbeeld

 


Source image: combustible.ca, eventbrite.com, prizma.mk, 123rf.comdkglobalrecruitment.com