Als je al andere blogs van ons hebt gelezen dan zal één aspect van RPA wel duidelijk zijn: het kiezen van een geschikt proces is cruciaal, maar helaas vaak ingewikkeld. En ja, ook in deze blog gaan wij hier weer verder op in. Voordat je denkt ‘ja ja, dat weet ik nu wel’, raad ik je aan om toch eventjes verder te lezen. In deze blog geven wij namelijk een mogelijke oplossing voor dit probleem: de combinatie van RPA en Process Mining.

 

Process Mining

Process Mining is simpel gezegd een instrument om processen binnen een organisatie mee te analyseren. Met behulp van bijbehorende software wordt data uit de logboeken van een specifiek proces geanalyseerd. Bijna al onze handelingen worden opgeslagen in zo’n logboek. Denk hierbij aan het tijdstip waarop een bepaalde handeling is uitgevoerd, door wie deze is uitgevoerd en hoelang dit duurde. Via Process Mining wordt deze data automatisch opgehaald en wordt er meteen visueel duidelijk hoe het proces er nu uitziet en wat de afwijkingen zijn ten opzichte van hoe het er eigenlijk uit hoort te zien (het ideale proces). Dit kunnen afwijkingen zijn met betrekking tot tijd, resultaten of de volgorde van handelingen.

 

RPA en Process Mining

 

De link met RPA

Process Mining is een compleet andere software dan de software die gebruikt wordt voor RPA. Toch kan Process Mining de implementatie van RPA onwijs vergemakkelijken en succesvoller maken. Dit doet Process Mining in 4 stappen.

 

1. Begrip van processen krijgen

Als je erover nadenkt, is het eigenlijk gek om een proces te gaan veranderen zonder dat je kennis hebt over hoe het er werkelijk aan toe gaat. Het is moeilijk om te weten hoe je een proces kunt verbeteren door middel van automatisering zonder dat je weet hoe het proces er nu uitziet en wat voor variantie er in de uitwerking zit. Process Mining helpt hierbij door een visueel overzicht te geven van de huidige staat. Hierdoor vermindert de waarschijnlijkheid dat er fouten worden gemaakt bij de RPA implementatie. Beslissingen kunnen nu op feiten worden gebaseerd in plaats van op ‘gevoel’. Ook wordt er een duidelijk overzicht gegeven van wat de nodige stappen binnen een proces zijn en welke afwijkingen de meeste onnodige stappen veroorzaken.

 

2. Het opsporen van geschikte processen

Door met behulp van Process Mining processen te analyseren kun je als organisatie repetitieve handelingen opsporen welke voor hoge productiekosten zorgen en een hoog volume met zich meedragen. Dit zijn enkele vereisten voor een geschikt RPA proces. Door de software dit visueel te laten weergeven kunnen dit soort processen gemakkelijk opgespoord worden. Dit bespaart je een hoop tijd en moeite.

 

Om Bill Gates te citeren: ‘’The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.’’.

 

Qoute Bill Gates

 

3. Het opsporen van verbeteringen

We hebben ook al vaak benoemd dat het van groot belang is dat er geen fouten of afwijkingen in een proces zitten voordat de RPA robot wordt ingesteld. Zodra er dus een proces is gekozen die geautomatiseerd gaat worden is het van belang om deze eerst te controleren. Ook dit kan zeer snel gedaan worden met behulp van Process Mining. Met één druk op de knop heb je een overzicht van de werkelijke staat van een proces en zie je waar eventuele afwijkingen of fouten zitten. Deze kunnen vervolgens verbeterd worden, waardoor de robot ze niet overneemt en succesvol geïmplementeerd kan worden.

 

4. Resultaten meten

Het meten van de resultaten van een RPA implementatie kan voor organisaties soms lastig zijn. Maar je raadt het al, niet met behulp van Process Mining! Deze software kan analyseren of de robot de processen op de juiste manier uitvoert en of de verwachte resultaten zijn behaald.

 

Dus, ook hier ging het weer over processen en RPA. Maar wellicht is Process Mining dé oplossing voor problemen of gevaren rondom het kiezen van geschikte processen. Wil je meer weten over RPA en Process Mining? Bekijk dan ons trainingsaanbod eens. Ook geven wij trainingen over de inzet van Process Mining. Natuurlijk kunnen we je ook altijd persoonlijk helpen met eventuele vragen!

 

Ook interessant: 

Wat is een geschikt proces voor RPA?

Veel voorkomende valkuilen van RPA

Waarom ook jouw organisatie RPA moet gebruiken

 


Source image: celonis.com, dicitas.commedium.com