Wat RPA inhoudt weet je onderhand hopelijk. Tijd dus om een (misschien) nieuw begrip te introduceren: Lean. Lean richt zich op het weghalen van verspillingen uit processen om zo slimmer te werk te gaan en de klant beter van dienst te kunnen zijn. Je probeert de waarde voor de klant te maximaliseren en verspillingen te minimaliseren. In deze blog leggen wij uit hoe RPA en Lean elkaar kunnen versterken.

 

5 principes

Het ‘Lean maken’ van een organisatie wordt gedaan aan de hand van 5 principes:

  • Waarde: Stel de klant centraal en vraag jezelf af op welke manier er zo veel mogelijk waarde voor de klant wordt gecreëerd.
  • Waardestroom: Bepaal waar waarde wordt gecreëerd en welke processen eigenlijk overbodig zijn en dus geëlimineerd moeten worden.
  • Flow: Zorg voor een continue doorstroming door de verspillingen uit processen te halen, zodat alleen de activiteiten overblijven die waarde toevoegen. Op deze manier zorg je ervoor dat er geen tijdsverlies naar de klant ‘doorstroomt’.
  • Pull: Doe wat nodig is, wanneer het nodig is. Produceer of lever dus alleen als de klant hier werkelijk om vraagt. Dit beperkt onnodige tussen- en eindvoorraden.
  • Perfectie: Ben continu bezig met leren en verbeteren. Streef naar perfectie door het iedere dag een stukje beter te doen in plaats van zo nu en dan een groot project uit te voeren.

 

 

5 principes Lean

 

Het komt er bij Lean dus op neer dat je altijd bezig bent om je processen efficiënter en effectiever in te richten, om zo meer waarde te creëren voor de klant. Dit doe je onder andere met behulp van automatisering. Met deze automatisering probeer je de kwaliteit van het proces te verhogen, fouten te reduceren, tijd te verminderen en klanttevredenheid te verhogen. Dit zijn allen dingen die je met Lean kosten wat kosten wilt behalen. En komt dat nou eens goed uit: RPA verzorgt dit alles! In onze vorige blog zijn wij uitgebreid ingegaan op de voordelen van RPA. Wanneer deze worden bekeken in een ‘Lean context’ komen deze precies overeen met de punten die je probeert te bereiken door Lean te werk te gaan. Dit maakt RPA en Lean een gouden combinatie: ze vullen elkaar precies aan.

 

Waardestroom

Eén van de voordelen van RPA is dat je het kunt implementeren zonder ingrijpende ICT-wijzigingen door te hoeven voeren. Wel is het bijna altijd nodig om bij de implementatie van RPA processen te optimaliseren. Dit is één van de punten waar Lean bij kan helpen. Lean kan de basis verzorgen voor een goed lopend proces. Kijk bijvoorbeeld naar het tweede principe ‘waardestroom’. Je moet je voor de implementatie afvragen wat de standaard is die je aan de robot meegeeft. Voordat RPA wordt toegepast berust een proces zich nog op menselijke verschillen: elke werknemer voert het proces nét iets anders uit. Bij zo goed als elk proces worden nog wel overbodige handelingen uitgevoerd die geen waarde creëren voor de klant. Door deze met behulp van Lean op te sporen kun je deze nog verwijderen voordat je de robot instelt. Op deze manier zorg je dat de robot deze overbodige handelingen niet overneemt en zo effectief mogelijk wordt geïmplementeerd.

 

Perfectie

Het laatste principe ‘perfectie’ kan RPA implementaties ook versterken. Wanneer er Lean wordt gewerkt zijn medewerkers continu bezig om het proces te verbeteren. Bij het inzetten van RPA is het ook van belang dat het proces continu wordt verbeterd om zo enerzijds fouten te voorkomen en anderzijds nieuwe mogelijkheden op te sporen en te benutten. Het gaat er niet om dat je werkelijk perfectie behaald, want dat zal je nooit bereiken, maar je blijft processen wel verbeteren en stopt niet wanneer een doel is bereikt. Op deze manier garandeer je een hogere kwaliteit. RPA kan Lean dus niet alleen helpen bij het behalen van een hogere kwaliteit, maar Lean helpt RPA ook!

 

RPA en Lean

 

Samengevat helpen RPA en Lean elkaar dus. RPA ondersteunt Lean bij het bereiken van de gestelde doelen en Lean kan een effectieve en efficiënte RPA implementatie bevorderen. Wil je meer weten over hoe RPA en Lean in de praktijk werken? Volg dan onze RPA Foundation training. Ook geven wij verschillende trainingen in Lean werken. Heb je overige vragen? Neem dan gerust contact met ons op!

 

Ook interessant:

Wat is een geschikt proces voor RPA? Help!

Voorbeelden van branches voor RPA

Waarom is RPA juist nu relevant?

 


Source image: informazione.tvraamstijn.nl, sideplayer.nl