Zodra ja als organisatie veel processen wilt gaan automatiseren met behulp van RPA dan kun je een RPA Center of Excellence (CoE) oprichten. Dit is een afdeling die zich specialiseert in RPA. Zij houdt zich bezig met alles rondom de RPA implementaties. Hoe meer RPA implementaties een organisatie doorvoert, hoe belangrijker het wordt dat (in ieder geval enkele) werknemers hier kennis van hebben. Het oprichten van een RPA Center of Excellence kan hiervoor een goede oplossing zijn. Hier zitten werknemers in die gespecialiseerd zijn in RPA en problemen en implementaties zelf kunnen oppakken, zonder een derde partij te hoeven inschakelen. De afdeling kan gebruikt worden voor de volgende zaken:

 

1. Het managen van RPA implementaties.

De RPA Center of Excellence kan zich bezighouden met het zoeken naar nieuwe processen die geautomatiseerd kunnen worden en het overzien van alle RPA implementaties. Vaak zijn de werknemers die deel uitmaken van deze afdeling projectmanagers en bedrijfsanalisten.

 

2. Het kiezen van geschikte processen.

Zoals wij in onze vorige blogs al hebben benoemd is het kiezen van een geschikt proces vaak ingewikkeld, maar wel cruciaal. De specialisten in de CoE hebben verstand van de eisen voor een RPA proces en hebben de benodigde kennis voor het evalueren van processen. Vaak wordt er binnen een CoE één persoon aangewezen die hier toezicht in houdt. Voordat een proces werkelijk geautomatiseerd wordt, moet deze toezichthouder hiervoor toestemming geven. Op deze manier wordt altijd gecheckt of RPA geschikt is of dat er beter een andere oplossing kan worden gebruikt.

 

3. Bescherming van de kwaliteit.

De CoE stelt bepaalde standaarden voor processen en de robots en volgt bepaalde procedures en richtlijnen. Door deze structuur wordt hoge kwaliteit behouden en verzekerd.

 

RPA Center of Excellence

4. Opleiden personeel.

Het is pas effectief om een CoE op te richten als je RPA op grote schaal wilt toepassen. Hoe meer RPA wordt ingezet, hoe belangrijker het wordt dat werknemers de software ook begrijpen. De CoE kan trainingen geven aan de rest van het team en is in staat om alle vragen rondom RPA te beantwoorden en eventuele problemen zelfstandig op te lossen.

 

5. Communicatie met stakeholders.

In de meeste gevallen vinden stakeholders het belangrijk om op de hoogte te zijn van nieuwe ontwikkelingen binnen een bedrijf en willen dus ook op de hoogte worden gesteld van RPA implementaties. Om ervoor te zorgen dat stakeholders allemaal dezelfde informatie ontvangen, verloopt de communicatie vaak vanuit de CoE. Dit zorgt ervoor dat er geen onduidelijkheden kunnen ontstaan bij de stakeholders over het gebruik van RPA.

 

6. Waarborging van de beveiliging.

Vaak betrekken RPA processen zich onder andere op klantgegevens. Het is hierbij van belang dat er alsnog vertrouwelijk met deze informatie wordt omgegaan en dat dit beschermde informatie blijft. Dit overziet de CoE.

 

Organisaties die RPA op grote schaal implementeren, ondervinden het oprichten van een RPA Center of Excellence als zeer effectief. Op deze manier zijn de werkzaamheden rondom RPA meer gecentraliseerd en in handen van werknemers die er verstand van hebben.

Ben jij ook geïnteresseerd in RPA? Bekijk dan onze trainingen eens!

 

Ook interessant:

3 manieren om RPA te besturen

Valkuilen van RPA

Voorbeelden van branches 

 


Source image: cio.com, xpertisezorg.nl