In onze vorige blog hebben wij de bankenwereld als voorbeeldcase gebruikt. De bankenwereld is een branche waar RPA al veel ingezet wordt. RPA binnen HR wordt ook steeds vaker gebruikt. Het is voor veel werkzaamheden zeer geschikt en kan de werkdruk van deze afdeling aanzienlijk verlagen. In deze blog leggen wij enkele werkzaamheden uit die RPA binnen HR eenvoudig kan automatiseren.
1. Salaris uitbetaling
HR medewerkers zijn vaak lang bezig om alles te regelen rondom salaris uitbetalingen. Vooral als je organisatie veel werknemers heeft of als het salaris wekelijks uitbetaald wordt dan is dit verre van rendabel. Stel je voor dat een HR medewerker voor 100 werknemers handmatig de uren moet ophalen uit een systeem en dit vervolgens handmatig moet doorsturen naar de organisatie die de uitbetaling regelt. Dat duurt onwijs lang, terwijl deze tijd ook ingezet zou kunnen worden voor meer inhoudelijke taken. De handelingen die bij een salaris uitbetaling komen kijken zijn repetitief en kunnen eenvoudig worden overgenomen door een RPA robot. Hierna hoeven HR medewerkers alleen de robot in de gaten te houden, maar verder zijn zij hier geen tijd meer aan kwijt. Daarnaast worden er geen fouten meer gemaakt door de robot.
2. CV’s screenen
Het screeningproces van CV’s en online aanmeldingsformulieren kan voor een HR medewerker veel tijd in beslag nemen. Er moet op veel verschillende vereisten, vaardigheden en andere dingen gescreend worden om zo een lijst te krijgen van kandidaten die op gesprek uitgenodigd kunnen worden. RPA kan CV’s verzamelen en grondige achtergrondchecks uitvoeren. Daarna kan de robot informatie van het CV vergelijken met alle relevante vereisten van de vacature. Aan de hand van deze input kan de robot een lijst maken van mogelijke kandidaten, deze een uitnodiging voor een gesprek sturen en de overgebleven kandidaten een afwijs mail sturen. En dit in slechts een paar minuten!
3. Nieuwe werknemer inschrijven
Zodra een kandidaat de baan heeft geaccepteerd moet er o.a. een nieuw account en e-mailadres aangemaakt worden, moeten er bepaalde bevoegdheden verstrekt worden en moet hij/zij in een mailingsysteem gezet worden. Een robot kan ook deze handelingen automatiseren. Zodra een nieuwe werknemer is aangemeld kan de robot de rest van het proces in gang zetten. Zo kan ook gezorgd worden dat op de eerste dag alles klaar is voor de nieuwe werknemer en hij/zij meteen aan de slag kan.
4. Absentie en vakantieregelingen managen
Voor werknemers wordt het vaak als een last ervaren om hun afwezigheid en vakanties bij te houden en zijn hier dan ook vaak niet zorgvuldig in. Om als HR medewerker dit allemaal handmatig te moeten checken is zeer onhandig en tijdrovend. Werknemers moeten aangeven wanneer zij absent zijn, maar als zij dit niet doen dan valt dit vaak niet op. Maar met een RPA robot wel! Deze kan absentierapporten scannen om zo te kijken of werknemers ze goed invullen. Als dit niet het geval blijkt te zijn dan kan de werknemer verplicht worden om deze goed in te vullen. Ook kunnen vakantieaanvragen automatisch ingevoerd worden, waarna het aantal resterende vakantiedagen automatisch wordt aangepast. Zo wordt er scherper toezicht gehouden op de absentie van je werknemers (sorry werknemers…).
5. Ontslag van een werknemer regelen
Ook wanneer een werknemer ontslagen is of zelf ontslag heeft genomen komen er veel repetitieve handelingen kijken voor de HR afdeling. Het is hierbij van belang dat de afhandeling op een consistente en attente manier gebeurt, zodat je hier later geen problemen mee kunt krijgen. Een RPA robot kan bijvoorbeeld alle benodigde ontslagdocumenten verwerken, de juiste mensen op de hoogte stellen, toegang tot het systeem blokkeren en de laatste salarisbetaling regelen. De robot doet dit altijd op dezelfde manier en zorgt er zo voor dat ontslagregelingen altijd gevolgd worden.
Dit zijn slechts enkele werkzaamheden waarbij RPA binnen HR kan helpen. Er zijn nog veel meer manieren waarop de robot de HR-afdeling kan ondersteunen. De automatisering van processen binnen deze afdeling zorgt voor een verhoging van de kwaliteit, het verlaagt de tijd en kosten besteed aan een bepaald proces én het verhoogt de werktevredenheid. Ben jij benieuwd hoe RPA binnen HR kan helpen voor jouw organisatie? Of heb je al ideeën over hoe RPA een andere afdeling kan helpen? Bekijk ons trainingsaanbod dan eens! Je kunt ook altijd contact met ons opnemen voor overige vragen.
Ook interessant:
Het ontstaan van nieuwe trends: waarom RPA?
Help! 8 stappen voor RPA-beginnelingen
4 soorten RPA robots: wat onderscheidt hen?
Source image: wisegeek.com, padidehtabar.com, declerckgent.be