Hoe overtuig jij je medewerkers van RPA?

Om een RPA implementatie te laten slagen is het van groot belang dat je werknemers achter de implementatie staan. Dit is vanwege verschillende dingen belangrijk, welke hieronder worden uitgelegd. Maar hoe overtuig jij je medewerkers van RPA? Dat is iets wat veel managers nog lastig vinden. In deze blog geven wij hier tips voor.

 

Waarom is het van belang?

Ten eerste is hun steun van belang omdat zij de benodigde kennis van het proces hebben. Bij de implementatie moet de robot het proces nog volledig ‘leren’. Van begin tot einde en elk detail is van belang. En deze input moet hij natuurlijk krijgen van degene met de kennis van het proces: de werknemer. Managers weten vaak niet genoeg van de processen en kunnen de robot dus ook niet goed genoeg instellen. Als je werknemers echter niet achter de implementatie staan dan kan dit instellen nog wel eens een probleem worden.

 

Ten tweede zijn zij degene die de robot moeten blijven monitoren en aanpassen wanneer nodig. Het zou kunnen dat de robot toch niet helemaal goed is ingesteld en dat hij fouten maakt in zijn werkzaamheden. Vaak wordt er een team van werknemers (of soms één werknemer) aangesteld om de robot te blijven monitoren. Als hij dus inderdaad verkeerd is ingesteld dan is het de taak van deze werknemer(s) om dit te ontdekken en het vervolgens aan te passen. Het management heeft hier realistisch gezien geen tijd voor en zal de robot dus ook vaak niet (voldoende) monitoren. Dit zou echter zeer problematisch zijn, aangezien slechts één klein foutje in de instelling van de robot grote gevolgen kan hebben. Want stel dat de robot niet weet dat hij bij het overnemen van bedragen een komma moet neerzetten. En stel dat een robot 100 facturen per dag verwerkt. Dan loopt dit toch al snel op…

 

Zelfs al blijkt na een tijdje dat de robot correct is ingesteld dan is het nog steeds van belang om hem te blijven monitoren. Het gebeurt namelijk vaak dat processen veranderen, wachtwoorden veranderen, wet- of regelgeving veranderen of noem het maar op. De robot kan niet zelf nadenken en hij kan zulk soort veranderingen dus ook niet herkennen of opsporen. Dit is daarom eveneens de taak van de aangestelde medewerker(s). Zij moeten weten wanneer er iets verandert en of deze verandering belangrijk is voor het werk van de robot. Zo ja, dan moeten zij deze verandering doorvoeren en vervolgens ook deze weer controleren.

 

Hoe overtuig jij je medewerkers van RPA?

 

Maar hoe overtuig jij je medewerkers van RPA?

De voornaamste reden voor werknemers om niet achter de RPA implementatie te staan is angst. Ze zijn vaak bang dat de robot hun werk over zal nemen. Dit kan o.a. komen doordat zij niet genoeg kennis hebben van de software en dus niet precies weten wat voor werkzaamheden de robot overneemt. Je wordt steeds meer belaagd met verhalen dat robots de werkvloer over gaan nemen en dat zij veel van ons werk al kunnen doen en ook gaan doen. Het is dan ook helemaal niet gek dat werknemers bang zijn dat dit ook voor de RPA robots geldt. Maar dit is niet het geval. En dat moet jij aan hun uitleggen!

 

Dus, hoe overtuig jij je medewerkers van RPA? Neem de tijd om RPA volledig uit te leggen, sta open voor vragen en discussie en betrek je werknemers bij het gehele proces. Het is niet verstandig om te zeggen ‘Dit is RPA en dit is hoe wij het gaan doen’. Nee, neem ze meer bij de hand. Leg uit wat RPA is, wat de voordelen van RPA zijn en hoe de software te werk gaat. De voordelen die benoemd worden, moeten voornamelijk gaan over hoe de software werknemers juist gaat helpen. Natuurlijk is het ook interessant om te vertellen wat de organisatie in het algemeen aan de robot gaat hebben (namelijk lagere kosten, betere kwaliteit van producten/diensten, hogere resultaten, etc.), maar dit zal werknemers hun angst niet wegnemen. Het is vaak juist het geval dat als jij met lagere kosten aankomt, zij nog banger worden. Want komen deze lagere kosten voort uit ontslag?! Om dit te voorkomen is het dus verstandig om je te richten op de voordelen voor de werknemers zelf. Leg uit hoe de software hun werk juist plezieriger maakt en dat zij zich niet meer bezig hoeven te houden met saaie, repetitieve taken. Overtuig hen ervan dat je de software niet implementeert om banen te schrappen. Dan pas kun je hun angst wegnemen.

 

Hoe overtuig jij je medewerkers van RPA?

 

Dus, hoe overtuig jij je medewerkers van RPA? Wees geduldig, neem ze mee in het proces en sta open voor vragen. Vind je dit toch nog lastig? Dan kunnen wij je ook helpen. Wij, met onze achtergrond in Lean, kunnen je goed ondersteunen in deze ‘mensen-kant’. Heb je hier interesse in? Bekijk ons trainingsaanbod dan eens. Ook kun je altijd contact met ons opnemen voor overige vragen.

 

Ook interessant:

RPA binnen verzekeringsmaatschappijen: een praktijk voorbeeld

7x hoe je RPA laat slagen

RPA en werknemers: wees niet bang, omarm het!

 


Source image: aiche.org