RPA robots hebben voor je gehele organisatie en ook voor alle werknemers een grote impact. Niet alleen stijgen de bedrijfsresultaten (waardoor er hoogstwaarschijnlijk meer werk komt), maar ook moeten werknemers ineens met ‘robots’ gaan samenwerken. Voor iedereen is dit in het begin wennen en gek. Toch zijn er vier afdelingen waar een RPA robot de grootste impact of kan hebben. Deze bespreken wij hieronder.

 

1. Operations

Het grootste voordeel van een RPA robot voor operations is dat hij 100% accuraat is, waardoor menselijke fouten worden geëlimineerd. Daarnaast kan RPA ervoor zorgen dat procedures stabiel verlopen, zonder variantie, foutloos en altijd op tijd af zijn. De robot moet wel gemonitord blijven worden om te kijken of hij naar behoren (blijft) functioneren, maar in principe werkt hij altijd hetzelfde en blijft de kwaliteit gelijk. Dit zorgt er op zijn beurt voor dat operations minder tijd kwijt is aan kwaliteitscontroles. De robot is eveneens betrouwbaarder dan werknemers. Hij is er elke dag; hij is nooit ziek of op vakantie en verslaapt zich nooit. Hij presteert ook altijd 100%; hij is nooit moe, afgeleid of heeft even ‘geen zin’. Daarnaast is hij 24/7 inzetbaar en voert hij handelingen sneller uit dan werknemers dat kunnen. En hij is ook nog eens inzetbaar wanneer nodig en kan ‘uitgezet’ worden als er even geen/minder vraag is.

 

2. IT

Het is niet de bedoeling dat de IT-afdeling op moet draaien voor de gehele implementatie. Hun hulp is zeker nodig, maar hun werkdruk moet niet verhoogd worden door de RPA robot. Voor de implementatie is wel enige technisch kennis nodig en dus is de hulp van de IT-afdeling essentieel. Als er fouten opkomen is het handig als de IT-afdeling hierbij kan helpen. Ook moet de IT-afdeling voor de robot een gebruikersnaam en wachtwoord etc. aanmaken. Het is echter wel handig als werknemers die kennis hebben over het proces dat geautomatiseerd gaat worden ook trainingen in RPA volgen. Zij hebben de kennis over het proces en weten hierdoor wanneer er iets fout gaat. Ook verlicht dit de druk voor de IT-afdeling.

 

IT medewerkers kunnen ook zelf gebruik maken van een RPA robot om zo fouten in systemen of applicaties voortijdig op het spoor te komen. Op deze manier kunnen zij werkelijke mankementen voorkomen. Door robots het systeem frequent te laten monitoren kunnen fouten opgespoord worden die nog niet zichtbaar zijn voor gebruikers. Dit is voordelig voor zowel werknemers (die minder last hebben van falen in een systeem of applicatie) als voor de IT-afdeling (die geen tijd meer hoeft te verdoen aan het beantwoorden van klachten over een mankement).

 

RPA robot

 

3. Backoffice

Binnen de backoffice bevinden zich de meeste repetitieve handelingen: het verwerken van facturen, het opstellen van offertes, het versturen van bevestigingsmails, noem het maar op. De meeste van deze werkzaamheden kunnen met behulp van een RPA robot eenvoudig geautomatiseerd worden. Dit zorgt vervolgens voor een leukere baaninvulling!

 

4. Klantenservice

De klantenservice dealt vaak met grote hoeveelheden klachten en vragen waarvoor zij veel data nodig hebben. De RPA robot kan hier zeer goed bij helpen door snel de benodigde informatie op te halen uit een systeem. Hij kan dit sneller dan een werknemer, waardoor de klant minder lang hoeft te wachten en waardoor telefoontjes en mailtjes sneller afgehandeld kunnen worden. Ook kan een robot sneller tussen verschillende systemen en applicaties wisselen (wat vaak nodig is voor een vraag of klacht omdat alle informatie in verschillende systemen staat). Dit beide zorgt ervoor dat meer klanten op een dag geholpen kunnen worden, wat de klanttevredenheid positief zal beïnvloeden.

 

RPA robot

 

Natuurlijk zijn dit niet de enige afdelingen waar RPA impact op heeft, maar het zijn vaak wel de afdelingen die het meeste met RPA te maken krijgen. Het blijft wel belangrijk om ook de rest van de organisatie bij de implementatie te betrekken. Veel werknemers zien het als iets engs en ook al hebben zij er niet direct mee te maken, toch vinden zij het fijn om te weten wat het nou precies inhoudt en doet. Weet je niet zo goed hoe je dit aanpakt? Wij kunnen je hierbij helpen! Bekijk hiervoor ons trainingsaanbod of neem contact met ons op.

 

Ook interessant:

RPA en Lean: the way to go!

10 veel voorkomende valkuilen van RPA

7 mythes rondom RPA

 


Source image: tplan.com, rosevillechamber.com, blog.softexpert.com