Veel organisaties vinden het eng om aan RPA te beginnen, want hoezo zou je een goedlopend proces gaan veranderen? Dat brengt toch eigenlijk alleen maar risico’s met zich mee? Dit zijn vragen die veel organisaties zichzelf stellen, maar het antwoord hierop is positief! Natuurlijk is het belangrijk dat de implementatie goed uitgevoerd wordt en dat hier geen fouten in zitten, maar als dit niet het geval is dan zitten er eigenlijk vrijwel geen risico’s aan RPA verbonden. Het kan je organisatie juist onwijs veel voordelen geven: lagere kosten, minder besteedde tijd, betere resultaten, hogere werktevredenheid, minder fouten én een verhoogde wendbaarheid. Dat klinkt natuurlijk geweldig (en helemaal niet risicovol). Met deze zeven tips zorg je dat je RPA laat slagen en dat het dus ook werkelijk niet risicovol is.

 

1. Kies geschikte processen

Dit klinkt logisch, maar het is wel essentieel. Veel repetitieve werkzaamheden zijn geschikt voor RPA, maar niet alle. Voordat je aan een implementatie begint, moet je er dan ook zeker van zijn dat het gekozen proces geschikt is. Vraag dit aan je aanbieder of je trainer om zo risico’s op dit vlak te elimineren.

 

2. Doe rustig aan

Vaak zien we dat als organisaties eenmaal de beslissing hebben genomen om aan RPA te gaan beginnen dat ze dit ook metéén en met veel processen willen doen. Dit is echter verre van tactisch. Zoals bij veel technologische ontwikkelingen is het ook bij RPA verstandig om rustig aan en klein te beginnen. Oefen eerst op één proces (of op een klein gedeelte van een proces) en kijk hoe dit werkt. Als je de software eenmaal onder de knie hebt dan kun je verder gaan met andere geschikte processen, maar een gouden tip die we je meegeven, is: doe rustig aan! Onderzoek eerst welk proces het meest geschikt is, zorg dat dit proces soepel loopt en begrijp ook enigszins hoe de robot werkt. We snappen dat het allemaal spannend en leuk is, maar uit onze eigen ervaring hebben wij gezien dat het echt het beste werkt om klein en rustig te beginnen. Op deze manier heb je een veel grotere kans dat je RPA laat slagen!

 

RPA laat slagen

 

3. Ga voor eenvoud

Net als bij het vorige punt snappen wij dat het verleidelijk is om meteen met een groot, complex en belangrijk proces te beginnen. Maar ook dit is niet aan te raden. Als het voor je werknemers een complex proces is dan is dit het ook voor de robot. Als je een relatief eenvoudig eerste proces kiest dan is het niet alleen gemakkelijker om deze te implementeren, maar je leert hier ook meer van. Je begint zo bij de basics in plaats van dat je jezelf meteen in het diepe gooit. Daarnaast kun je bij een klein, eenvoudig proces eerder resultaten zien. Dit zorgt er tevens voor dat werknemers comfortabeler worden met RPA.

 

4. Kies de geschikte aanbieder

Er zijn veel verschillende RPA aanbieders die op meerdere vlakken van elkaar kunnen verschillen. De ene software is voor bepaalde organisaties wel geschikt, maar voor andere weer niet. Het is dan ook belangrijk om je hier in te verdiepen. In onze vorige blog kun je enkele criteria lezen waarop gelet moet worden bij het kiezen van een aanbieder.

 

5. Biedt trainingen aan

RPA is een grote verandering voor je organisatie, voor de manier waarop processen uitgevoerd worden en voor je werknemers. Hun baaninvulling verandert doordat de robot veel van hun taken zal overnemen. Niet alleen IT-medewerkers moeten de software leren, maar managers en werknemers ook. Zorg er dan ook voor dat je genoeg tijd en budget incalculeert voor dit aspect. Laat je werknemers trainingen volgen zodat zij klaar zijn voor de implementatie. Op deze manier zorg je dat de gehele organisatie RPA laat slagen.

RPA laat slagen

6. Communiceer

Training is nodig, maar er zijn ook dingen die jij zelf aan je werknemers moet leren. Voordat werknemers open staan voor trainingen zullen zij willen weten wat RPA voor hen gaat betekenen. Neem dan ook de tijd om uit te leggen wat precies de impact van RPA is, zowel voor de organisatie als voor de werknemers zelf. De belangrijkste vragen hierbij zijn: ‘’Neemt de robot mijn baan over?’’ (waarop het antwoord uiteraard nee is) en ‘’Wat zijn de voordelen dan voor mij?’’. Veel werknemers zijn bang dat zij onnodig zullen zijn na een RPA implementatie, maar het is jouw taak om uit te leggen dat dit niet het geval is. Door RPA zullen zij juist meer tijd overhebben voor meer inhoudelijke, leukere werkzaamheden. Hun werkdruk zal hierdoor verlagen en de werktevredenheid zal stijgen. Het is vervolgens wel van belang dat er niet gestopt wordt met communiceren zodra werknemers goed geïnformeerd zijn. Blijf gedurende het gehele proces fouten en successen delen en neem ze mee in het proces.

 

7. Betrek de juiste werknemers

De RPA robot zal het proces precies zo uitvoeren als dat hij geprogrammeerd is. Hij zal elke keer dezelfde regels volgen en elke keer hetzelfde handelen (in dezelfde situatie). Als de werknemers die de meeste kennis over het proces hebben bij de implementatie betrokken worden dan zal dit ervoor zorgen dat de kans groter is dat je RPA laat slagen. Zij weten welke regels de robot het beste kan volgen om efficiënt te werken. Vervolgens moeten zij na de implementatie de robot blijven monitoren zodat als er zich toch een fout voordoet zij dit snel kunnen herkennen. Dit zorgt er ook voor dat werknemers zich meer betrokken voelen bij de implementatie en zich er meer voor zullen inzetten.

 

RPA laat slagen

 

Dit zijn zeven tips die ervoor kunnen zorgen dat je RPA laat slagen. Bij punt 5 (biedt trainingen aan) kunnen wij helpen. De overige punten komen in onze trainingen ook naar voren, waardoor je goed klaargestoomd wordt voor een implementatie. Bekijk ons trainingsaanbod voor onze verschillende trainingen. Je kunt natuurlijk ook altijd contact met ons opnemen.

 

Ook interessant:

10 veel voorkomende valkuilen van RPA

RPA-angsten? Zo gek is dat niet!

RPA: is het ook geschikt voor kleine organisaties? 

 


Source image: lisaliebermanwang.com, pixabay.comstimulansz.nlsmartpayrollsolutions.com