RPA robots kunnen voor veel verschillende werkzaamheden en voor veel verschillende afdelingen ingezet worden. Toch zijn er in grote lijnen vier soorten RPA robots te onderscheiden aan de hand van hun werkzaamheden. Het is mogelijk om in ware een twee-in-één robot te hebben, maar dit is niet aan te raden. Als één bepaald proces door één bepaalde robot wordt uitgevoerd en er gaat hier toch nog iets mis dan is meteen aan te wijzen door ‘wie’ dit komt. Als jij drie robots op hetzelfde proces hebt zitten dan is het een stuk moeilijker om te zien bij welke van de drie de fout zit. Hieronder leggen wij de vier soorten RPA robots uit.

 

1. De kopieer-plak robot

Deze robot kopieert en plakt informatie van de ene applicatie naar de andere. Als een werknemer dit doet, kost zo’n handeling veel tijd (en daardoor ook geld) en worden er vaak veel fouten gemaakt. Een robot kan deze repetitieve handeling eenvoudig overnemen. Zo’n robot is een relatief eenvoudige soort. Het enige wat hij hoeft te doen is in te loggen in een systeem, informatie te kopiëren, uit te loggen uit dat systeem, in te loggen in het volgende systeem, informatie te plakken en ook hier weer uit te loggen. Hierdoor komt de informatie uiteindelijk ook in één systeem te staan. Als werknemers de informatie dan nodig hebben, hoeven zij niet meer de hele tijd tussen de systemen te wisselen. Het is dan eenvoudig met één klik te vinden. Omdat het zo’n eenvoudige soort robot is, is de integratie ook eenvoudig (en daardoor ook weer goedkoop).

 

 

Soorten RPA robots

 

2. De validatie en verificatie robot

Als organisatie ben je waarschijnlijk veel tijd kwijt aan het verifiëren van informatie van klanten, verkopers, leveranciers of werknemers. Denk hierbij aan licentieverleningen, klantonderzoeken of het verifiëren van transacties. Dat dit soort werkzaamheden veel tijd kosten als werknemers ze uitvoeren is natuurlijk al vervelend, maar misschien nog vervelender is dat er ook een grote kans op fouten bestaat. Elke werknemer voert een proces net weer iets anders uit en houdt weer net iets andere richtlijnen aan. Dus als de één een transactie goedkeurt, betekent dit niet dat de andere dit ook doet. En ja, dat is wel problematisch natuurlijk.

 

Als een robot het proces overneemt, verandert hij het onbetrouwbare proces in een goedlopende, stapsgewijze automatisering-machine. Deze verificatie robots checken de informatie en kijken of het valide is. Als er een probleem opkomt (de robot kan de informatie niet verifiëren of hij denkt dat het niet valide is) dan stuurt hij de zaak door naar een werknemer. Dit laat het proces niet alleen sneller lopen, het verhoogt ook de kwaliteit en het laat een duidelijk spoor achter van wat de robot heeft gedaan en hoe hij dit heeft gedaan.

 

3. De getimede robot

Iedereen kent het wel: je bent de verjaardag van een vriend of vriendin vergeten. Tja, kan gebeuren, maar het blijft wel stom. Het is niet meer dan logisch dat dit soms gebeurt. Die datum zit wel ergens in je achterhoofd, maar op de dag zelf vergeet je het net. En als dit in je persoonlijke leven gebeurt dan gebeurt dit ook vast wel eens tijdens je werk. Net die ene deadline vergeten of net dat mailtje vergeten te sturen. Met getimede robots is dit niet mogelijk. Zij zijn geprogrammeerd om werk uit te voeren precies wanneer het gedaan moet worden. Of dit nou een specifieke datum is (bijvoorbeeld aan het begin van elke maand), op een uitroldatum of getriggerd wordt door een taak die daarvoor is uitgevoerd, hij vergeet het nooit. Zo kan zo’n robot bijvoorbeeld gebruikt worden om een klant automatisch een bevestigingsmail te sturen, een mail te sturen zodra het product het magazijn verlaat of voor het versturen van een maandoverzicht aan het einde van de maand.

 

Getimede robot

 

4. De integratie robot

De meeste organisaties werken nog met oude legacy-systemen die sterk zijn aangepast in de loop der jaren. Dit is geen probleem als organisaties er slechts één hebben, maar wanneer zij met verschillende legacy-systemen werken of zodra zij samen gaan met of worden overgenomen door een ander organisatie dan kan dit wel problemen gaan opleveren. De verschillende systemen werken vaak niet met elkaar samen, waardoor werknemers hier de hele tijd tussen moeten wisselen. Dit zorgt voor veel extra werk en grote irritaties. Het is vaak veel werk of te complex om deze systemen met elkaar te integreren en daarom wordt dit ook niet gedaan. Integratie robots kunnen ingezet worden om een verbinding tussen de systemen te maken. Zo hoeven ze niet met elkaar geïntegreerd te worden, maar kunnen ze wel met elkaar ‘praten’.

 

Deze vier soorten RPA robots kunnen delen van een proces automatiseren (elke soort robot automatiseert een specifiek gedeelte van het proces), maar samen kunnen ze soms ook het gehele proces overnemen. Dit is een keuze die jij zelf moet maken. Wij raden wel altijd aan om met één robot te beginnen. Zodra deze dan succesvol werkt, kun je er meer gaan implementeren. Deze vier soorten RPA robots kunnen een proces aanzienlijk verbeteren, versnellen en goedkoper maken! Heb je nog wat hulp nodig bij een RPA implementatie? Wij kunnen je hier goed bij helpen! Bekijk ons trainingsaanbod eens of neem contact met ons op voor overige vragen.

 

Ook interessant:

4 afdelingen waar een RPA robot de grootste impact op heeft

RPA in de Cloud: hoe en wat?

RPA in 2 vormen: attended en unattended automatisering

 


Source image: credit-suisse.com, activenews.ro, shapefit.com